Sie müssen sich nicht mehr um das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren oder Versenden der Belege kümmern. Sie müssen keine E-Mail inkl. Anhänge manuell erzeugen. Sämtliche E-Mail Bestandteile, wie das Anschreiben mit persönlicher Anrede oder das Einfügen von verschiedensten, frei wählbaren Dateianhängen (AGB’s, Produktinformationen, Werbeflyer etc.) sind möglich. Das heißt, dass Sie einfach per Knopfdruck eine vollwertige E-Mail oder Fax versenden können und sich dabei der Kunde oder Lieferant persönlich angesprochen fühlt, obwohl die E-Mail bzw. das Fax vollautomatisch generiert wurde.
Sie definieren die bevorzugte Versandart (E-Mail oder Fax) auf Ebene des Belegs oder des einzelnen Debitoren / Kreditoren. Die Versandart kann bis zum Moment des Versands jederzeit geändert werden. Egal, wie Sie sich entscheiden, Navision verwendet die hinterlegte Adressinformation aus den Stammdaten Ihrer Debitoren / Kreditoren. Sie gewinnen dadurch größtmögliche Flexibilität beim Versand Ihrer Dokumente.
Um Telefonkosten zu sparen, haben Sie noch dazu die Möglichkeit, den Versand von Belegen, die nicht zeitkritisch sind, Nachts zu organisieren. Ihre Kunden haben ihren Beleg früh Morgens auf dem Tisch oder direkt im Posteingang! Nach dem Versand haben Sie sofortigen Zugriff auf die erstellten Belege. Bei Rückfragen Ihrer Kunden können Sie ohne Verzögerung auf die verschiedensten Wünsche eingehen.
Welche Archivierungsmöglichkeiten gibt es?
Mit dem PDF Modul haben Sie den großen Vorteil, Ihre versendeten Belege in einer Ordnerstruktur auf einem Fileserver (Filesystem / Dateisystem) zu archivieren.
Zu den archivierten Belegen können auch alle dazugehörigen Dokumente nachgeschlagen werden. Egal, ob Sie Ihre Belege per Fax oder E-Mail verschicken oder auf Papier ausgedruckt haben, wird diese Information zusammen mit dem PDF-Dokument abgelegt.
Der Vorteil der Archivierung ist, dass die Echtheit Ihrer archivierten Belege gewährleistet ist. Egal ob Sie Ihre Belege per Fax, E-Mail oder per Brief versenden, können sie jederzeit nachvollziehen, welches Dokument wann und an wen zugestellt wurde. Sie haben die Möglichkeit, exakt dasselbe Dokument, wie das Original nachzudrucken. Jeder Ihrer Mitarbeiter, auch ohne Navisionerfahrung, hat die Möglichkeit Zugriff auf die archivierte Dokumente zu erhalten.